Chromebook-Klausuren
1. Planung und Durchführung von Klausuren mit Chromebooks
In diesem Leitfaden finden Sie die wichtigsten Informationen zur Planung und Durchführung von E-Klausuren mit Chromebooks auf dem Campus der Universität Konstanz. Die folgenden Informationen beziehen sich insbesondere auf den Planungsablauf und die Themen, die für die praktische Durchführung der Klausur vor Ort relevant sind. An einigen Stellen verweisen wir auf unsere Dokumentation, die sich auf die Nutzung des Klausuren-ILIAS als Klausurplattform bezieht. Dort finden Sie alle relevanten Hilfestellungen zur inhaltlichen Vorbereitung der ILIAS-Klausurenkurse.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Lehrende/r wie bei herkömmlichen Klausuren für die organisatorische Durchführung der Klausur verantwortlich sind. Bitte klären Sie mit Ihrem Fachbereich, wie Sie von diesem Unterstützung bei Ihrer Klausur- und Raumplanung erhalten und wie bei ggf. bereits abgeschlossenen Planungen ein nachträglicher Änderungswunsch umgesetzt werden kann. Das KIM unterstützt Sie dabei durch die Bereitstellung der Chromebooks und der Infrastruktur für Online-Prüfungen. Im Folgenden erfahren Sie auch, wo das KIM ggf. dabei auf Ihre Unterstützung angewiesen ist.
Für die Planung und Reservierung empfehlen wir diese Reihenfolge, an der sich auch die Abschnitte in diesem Text orientieren:
- Legen Sie die Bearbeitungszeit der Klausur fest und addieren Sie den zusätzlichen Zeitbedarf für das Austeilen und das Einsammeln der Geräte sowie die Information der Teilnehmenden
- Klären Sie die Verfügbarkeit personeller Unterstützung (z.B. durch Hilfskräfte)
- Entscheiden Sie, welche Klausurräume Sie nutzen wollen
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Klausurräume
- Klären Sie die Verfügbarkeit von Chromebooks zu Ihrem Wunschtermin mit uns
- Reservieren Sie die Klausurräume bei der Lehrraumplanung
- Bestätigen Sie uns die erfolgreiche Reservierung der
1.1. Zeitplanung
Bitte berücksichtigen Sie bei der Berechnung der Gesamtdauer der Klausur den Zeitbedarf für:
- die Ausgabe der Chromebooks
- die Information der Klausurteilnehmenden
- die Bearbeitungszeit der Klausur
- das Einsammeln der Chromebooks
Der Zeitbedarf wird maßgeblich durch das Austeilungsverfahren der Chromebooks in den Klausurräumen und der Anzahl der sie unterstützenden Personen bestimmt. Sie sollten daher zunächst entscheiden, wie die Chromebooks ausgehändigt werden sollen. Wir möchten Ihnen im Folgenden anhand von zwei Beispielen zeigen, welche Variante sich für welche Zeit-/Personalverfügbarkeit eignet und wie sich die Raumauswahl auf die Zeitplanung auswirkt:
| Beispiel 1: Ausgabe der Chromebooks am Eingang, ein Zeitslot, Nutzung eines von uns empfohlenen Raums in R, M6 oder P6 |
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Insgesamt benötigte Zeit: 105 Minuten, bei der Lehrraumvergabe reservierte Zeit: 90 Minuten, hier im Beispiel von 10:00 - 11:30 Uhr
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| Beispiel 2: Verteilung der Chromebooks auf die Plätze, zwei Zeitslots, Nutzung eines nicht von uns empfohlenen Raums |
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* (9:00): Die von Ihnen organisierten HelferInnen holen die Chromebook-Schränke im Eingangsbereich der N-Bibliothek ab und bringen sie zu Ihrem Klausurraum
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2. Personelle Unterstützung
Mitarbeiter*innen des KIM können Ihnen die Chromebooks rechtzeitig zu Beginn der Pausen direkt in den besonders geeigneten Räumen im R-Gebäude sowie auf M6 und P6 bereitstellen. Wenn Sie die Chromebooks in anderen Gebäudeteilen der Universität nutzen möchten (bitte beachten Sie dazu unsere Übersicht über geeignete Räume im folgenden Abschnitt), müssen Sie den Transport der Chromebook-Schränke mit eigenem Personal (z.B. durch Hilfskräfte) organisieren und durchführen. Wir übergeben Ihnen dann die Schränke im Eingangsbereich der N-Bibliothek. Bitte beachten Sie, dass sich die Transportzeiten durch die Benutzung von Lastenaufzügen erheblich verlängern können. Erfahrungsgemäß sollten Sie für den Transport von vier Chromebook-Schränken mit vier Personen (unsere Empfehlung) durch die Universität mindestens 45 Minuten einplanen. Für den Transport der Schränke über Rampen werden aufgrund des hohen Gewichts der Schränke zwei (kräftige) Personen pro Schrank benötigt. Der Transport der Schränke über Kopfsteinpflaster ist nicht erlaubt.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Chromebooks vor dem Eintreffen der Studierenden auf die Plätze zu verteilen, sollten Sie ausreichend Hilfskräfte für die Verteilung einplanen: Für die Verteilung von 100 Chromebooks auf die Plätze in einem (großen) Hörsaal innerhalb von 10 Minuten benötigen Sie etwa vier Hilfskräfte.
Etwa die gleiche Anzahl benötigen Sie für die Entgegennahme der Chromebooks am Ende der Klausur. Das folgende Vorgehen hat sich bewährt: Die Teilnehmenden werden vor der Klausur darauf hingewiesen, dass sie den Klausurraum nur an bestimmten Ausgängen verlassen dürfen, an dem sie das Chromebook an jeweils eine (!) von Ihnen vorab bezeichnete Person abgeben. Diese Person nimmt die Chromebooks entgegen und legt sie auf einen Tisch ab (diesen ggf. beim Hausdienst anfordern), von dem aus weitere Hilfskräfte die Chromebooks auf die Schränke verteilen. Bei großen Hörsälen sollte die aufsichtsführende Person alle Ausgänge im Blick behalten und darauf achten, dass keine Geräte entwendet werden.
Da die Chromebooks auf vier Schränke verteilt sind, können Sie diese auch auf mehrere Räume verteilen. Zur Vermeidung von Transportschäden sollten jedoch keine Chromebooks aus den Schränken entnommen und einzeln in andere Räume transportiert werden. Bitte achten Sie darauf, dass in allen Räumen genügend Personen anwesend sind, die Sie bei der Verteilung und beim Einsammeln der Geräte unterstützen können.
3. Empfohlene Klausurräume
Wir empfehlen für Chromebook-Klausuren die Nutzung folgender Räume, da wir Ihnen dort direkt die Chromebooks bereitstellen können:
- Hörsäle im R-Gebäude
- Seminarräume auf P6
- Seminarräume auf M6
| Räume / Plätze |
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| ... |
| Raum | Plätze | Typ | Chromebook-Anlieferung durch das KIM |
| A600 | 701 | Audimax | ja |
| R712 | 243 | Hörsaal | ja |
| R711 | 242 | Hörsaal | ja |
| A701 | 186 | Hörsaal | ja |
| R513 | 177 | Hörsaal | ja |
| R611 | 168 | Hörsaal | ja |
| M629 | 150 | Hörsaal | ja |
| A703 | 130 | Hörsaal | ja |
| D432 | 112 | Seminarraum | nein |
Während der Klausurphase am Ende des Semesters (ca. zwei Wochen vor und vier Wochen nach Ende der Vorlesungszeit) können wir Ihnen dort bis zu 128 Chromebooks in vier mobilen Schränken zu den gewünschten Terminen in die Klausurräume bringen. Da aufgrund der bei Klausuren meist erforderlichen Abstände zwischen den Teilnehmenden nur ein Teil der Raumkapazität genutzt werden kann, kann es bei großen Klausuren vorkommen, dass mehrere Räume gleichzeitig benötigt werden. Daher kann es notwendig sein, den Klausurtermin an die Verfügbarkeit der Räume anzupassen.
Falls Sie die oben genannten Räume nicht nutzen (können), finden Sie hier eine Übersicht über die ebenfalls für E-Klausuren geeigneten Räume:
Bitte beachten Sie, dass Sie bei den dort nicht grün markierten Räumen selbst den Transport der Chromebooks organisieren müssen.
4. Prüfung der Raumverfügbarkeit
Hier können Sie prüfen, ob die von Ihnen gewünschten Räume verfügbar sind:
Übersicht der aktuellen Raumbelegung: http://134.34.26.182/roomresrrm/
5. Anfrage und Reservierung von Chromebooks
Die im Folgenden beschriebenen Reservierungsprozesse gelten ab Februar vorläufig für das Sommersemester 2023. Für das folgende Wintersemester 23/24 werden diese Prozesse in Absprache mit den Fachbereichen und der Lehrraumvergabe voraussichtlich angepasst und vereinfacht.
Bitte schreiben Sie uns (ilias-support@uni-konstanz.de) und nennen Sie
- Ihren Wunschtermin
- die von Ihnen gewünschten und als verfügbar identifizierten Räume und
- die Anzahl der benötigten Geräte
- Bestätigen Sie uns bitte, dass Sie die Raumverfügbarkeit zu Ihrem Wunschtermin geprüft haben
Sind zu dem Termin ausreichend Geräte verfügbar, bestätigen wir Ihnen die Chromebook-Reservierung, legen für Sie einen leeren ILIAS-Klausurenkurs im Klausur-ILIAS an und teilen Ihnen die Zugangsdaten mit.
Bitte reservieren Sie erst dann, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, den oder die Räume bei der Lehrraumvergabe!
Falls nicht genügend Geräte zur Verfügung stehen, erhalten Sie von uns alternative Terminvorschläge. Bitte verfahren Sie wie unter Punkt 4 beschrieben, um die Raumverfügbarkeit zu bestimmen, konsultieren Sie bitte in Problemfällen zusätzlich die Lehrraumvergabe. Informieren Sie uns dann bitte über den neuen Termin und den neuen Raum, wir erstellen für Sie den leeren ILIAS-Klausurkurs und geben Ihnen die Zugangsdaten zur Vorbereitung.
6. Reservierung der Räume
Falls Sie nicht die evtl. schon von Ihrem Fachbereich für Sie reservierten Räume (im Rahmen der üblichen Veranstaltungsplanung der Fachbereiche) nutzen können oder wollen, klären Sie bitte zunächst mit Ihrem Fachbereich, ob dieser für Sie die von Ihnen gewünschten Räume reservieren kann bzw. wie zukünftige Raumreservierungswünsche für E-Klausuren bei diesem anzumelden sind. Falls dies aktuell noch nicht möglich ist, reservieren Sie (!) bitte die von Ihnen gewünschten Räume direkt bei der Lehrraumvergabe, nachdem Sie sich wie in Punkt 4 beschrieben von der Verfügbarkeit der von Ihnen gewünschten Räume überzeugt haben:
Reservierungsanfrage bei der Lehrraumvergabe: Lehrraumvergabe@uni-konstanz.de
7. Klausur vorbereiten
7.1. Klausurenkurs vorbereiten
Chromebook-Klausuren können nur in Verbindung mit einem Klausurenkurs auf dem ILIAS-Klausurenserver abgelegt werden. Detaillierte Anleitungen sowie prüfungsrechtliche Hinweise zur Durchführung von E-Prüfungen bzw. -Klausuren mit ILIAS finden Sie hier:
https://www.uni-konstanz.de/lehren/beratung-hilfsmittel-service/digital-unterstuetzte-lehre/pruefen/
Achtung: Im Verlauf des Sommersemesters 2023 werden wir die Konfiguration des ILIAS-Klausurenservers so anpassen, das während der Durchführung einer Chromebook-Klausur der Klausurenserver ausschließlich über die Chromebooks erreichbar ist. Während dieser Zeit sind dann keine Vorbereitungsarbeiten oder Umkonfigurationen von Klausuren von anderen Geräten aus möglich. Falls Sie dennoch während der Klausur Zugriff auf deren Administrationsoberfläche benötigen, nutzen Sie dazu bitte ein Klausuren-Chromebook.
7.2. Probeklausur
Falls Sie oder die Teilnehmer*innen Ihrer Veranstaltung noch keine Erfahrung mit E-Klausuren auf dem Klausuren-ILIAS haben, empfehlen wir die Durchführung einer Probeklausur off-campus ohne Verwendung der Chromebooks: Die Teilnehmenden können sich so mit dem Anmeldeprozess vertraut machen (dabei wird sichergestellt, dass sie ihren Account-Namen mit Passwort kennen) und lernen, wie sie den Klausurenkurs finden, starten, bearbeiten und abschließen. Studierende, die den Klausuren-ILIAS noch nicht genutzt haben, müssen dabei auch die bei der erstmaligen Anmeldung am Klausuren-ILIAS erforderliche Profilvervollständigung durchführen.
Die Probeklausur erfordert nicht zwingend die Verwendung von Chromebooks: Es sind keine speziellen Kenntnisse der Studierenden erforderlich, da sich die Chromebooks beim Aufklappen einschalten und automatisch mit dem Klausuren-ILIAS verbinden. Ab diesem Zeitpunkt finden die Studierenden bei der Anmeldung im Klausuren-ILIAS die gleichen Bedingungen vor, die sie auch Off-Campus vorfinden. Wir empfehlen daher, die Probeklausur nur dann mit Chromebooks durchzuführen, wenn Sie die Zuverlässigkeit der Netzwerkverbindung vor Ort kontrollieren wollen und/oder mit Ihrem Personal gezielt den Prozess der Bereitstellung üben möchten und dafür bereits Räume reserviert haben.
Bitte teilen Sie uns Ihren Wunschtermin für die Probeklausur frühzeitig per E-Mail an ilias-support@uni-konstanz.de mit. Falls Sie die Probeklausur mit Chromebooks durchführen wollen, planen und reservieren Sie diese bitte mit dem gleichen Verfahren wie bei „echten“ Chromebook-Klausuren. Aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit von Räumen und Geräten finden keine Probeklausuren mit Chromebooks während der Klausurzeit am Ende des Semesters statt.
8. Klausur durchführen
8.1. Chromebooks bereitstellen
Der Ablauf ist bereits oben in Punkt 1 & 2 beschrieben. Um die Bereitstellung, d.h. den Transport der Chromebooks zu Ihrem Klausurraum bzw. Ihren Klausurräumen, müssen Sie sich nur kümmern, wenn Sie keinen von den von uns empfohlenen Räumen (Punkt 3) nutzen. In diesem Fall übergeben Ihnen die Chromebook-Schränke an der Ausleihtheke der N-Bib zu dem Zeitpunkt, den Sie bei der Chromebook-Reservierung angegeben haben. Je nach Entfernung müssen Sie mit bis zu vier Helfern bis zu 45 Minuten für den Transport einplanen. Der gleiche Zeit-/Personalaufwand entsteht nach Ende der Klausur für den Rücktransport der Schränke.
Wenn Sie einen der von uns empfohlenen Räume nutzen, entfällt dieser Punkt. Wir sorgen dann für die Bereitstellung der Chromebook-Schränke vor den Räumen zu Beginn der Pause vor dem Klausur-Zeitfenster.
Für den anschließenden Transport der Schränke in den Raum bitten wir um Ihre Unterstützung: Die Schränke sollten dort in der Nähe des Eingangs mit geöffneten Türen abgestellt werden.
8.2. Ausgabe der Chromebooks
* Wenn Sie sich für die Ausgabe der Chromebooks an den Sitzplätzen entschieden haben, unterstützen wir Ihre Klausuraufsicht bzw. Hilfskräfte bei der Verteilung der Geräte im Raum.
* Wenn Sie sich für die Ausgabe beim Betreten des Raumes entschieden haben, leitet die Klausuraufsicht die Eintretenden zu den Schränken, wo die Hilfskräfte die Geräte aushändigen.
Bitte planen Sie im Voraus, wer diese Aufgaben übernimmt und informieren Sie Ihre Hilfskräfte rechtzeitig, damit sie sich bereithalten können.
8.3. Studierende über den Ablauf informieren
Informieren Sie die Studierenden vor Beginn der Klausur wie gewohnt über den Ablauf. Bei der Chromebook-Klausur müssen hier zusätzlich folgende Informationen gegeben werden:
- Anmeldung: Mit vorname.nachname und dem Account-Passwort. Falls Sie für die Klausur ein zusätzliches Passwort festgelegt haben, geben Sie dieses ebenfalls bekannt.
- Unterbrechungen: Weisen Sie die Studierenden darauf hin, dass sie, wenn sie den Raum verlassen, um auf die Toilette zu gehen, das Chromebook halb schließen (damit die Bearbeitungszeit weiterhin korrekt abgerechnet wird und niemand den Bildschirminhalt einsehen kann) und sich bei Ihnen abmelden.
- Hilfe bei technischen Problemen: Weisen Sie die Studierenden darauf hin, dass sie sich bei technischen Problemen, die sie nicht selbst lösen können, umgehend an Sie wenden sollen, um Unterstützung von uns oder Ihren Hilfskräften zu erhalten. Protokollieren Sie diese Fälle mit Nennung von Uhrzeit, Problembeschreibung und Art der Problemlösung, ebenfalls mit Zeitangabe.
- Beenden des Tests: Weisen Sie die Studierenden darauf hin, dass sie, wenn Sie den Test "abgeben" wollen, den Test durch Klicken auf "Test beenden" beenden müssen und dass sie danach den Test nicht mehr bearbeiten können.
- Rückgabe der Geräte: Informieren Sie die Studierenden, an welchem Ausgang welche Person die Geräte entgegennimmt. Weisen Sie darauf hin, dass der Raum nur verlassen werden kann, wenn dort ein Chromebook abgegeben wird.
8.4. Protokoll führen
Sollten Studierende während der Bearbeitung der Klausur technische Probleme haben, notieren Sie bitte folgende Informationen im Protokoll: Uhrzeit, Matrikelnummer, Nummer des Chromebooks, Uhrzeit, Problem, Art der Problemlösung, Zeitpunkt der Problemlösung.
8.5. Unterstützung bei technischen Problemen
Mindestens eine Person des KIM E-Learning Teams wird zu Beginn der Klausur anwesend sein, um bei Fragen oder technischen Problemen behilflich zu sein. Sie erhalten eine Telefonnummer, unter der sie diese Person auch während der Klausur erreichen können, um sofortige Hilfe zu erhalten.
8.6. Entgegennahme der Chromebooks
Wir unterstützen Sie auch am Ende der Klausur bei der Entgegennahme der Chromebooks der Teilnehmenden, die den Raum verlassen. Dabei hat sich folgende Aufgabenverteilung bewährt:
- Eine Person beobachtet ständig den Raum und achtet darauf, dass niemand den Raum über die Nebenausgänge verlässt.
- Eine Person ist ausschließlich für die Entgegennahme der Chromebooks an *einem* Abgabeplatz zuständig.
- Mehrere Personen holen die Chromebooks dort ab und verteilen sie auf die Schränke. Der erste Teil der Chromebook-Nummer gibt den Schrank an, dem das Chromebook zugeordnet ist. Wenn innerhalb kurzer Zeit sehr viele Chromebooks zurückgegeben werden, können diese auch auf den Schränken zwischengelagert werden, bevor sie in die Schubladen einsortiert werden. Bitte achten Sie darauf, dass jedes Chromebook in die richtige (auch nummerierte) Schublade des Schranks einsortiert wird. Es ist nicht notwendig, die Chromebooks mit den Ladekabeln im Schrank zu verbinden.
8.7. Abtransport der Chromebook-Schränke
Für den Abtransport der Schränke gelten die gleichen Anforderungen an die Personalplanung und die Abläufe wie oben im Abschnitt "Bereitstellung der Chromebooks" beschrieben: Falls die Klausur in den von uns empfohlenen Räumen stattgefunden hat, kümmert sich das KIM-Team um den Abtransport der Schränke, ansonsten bringen Sie die Schränke bitte umgehend mit eigenem Personal an die Beratungstheke der N-Bibliothek zurück.
9. Bewertung der Klausur, Einsichtnahme in die Klausur, Nachklausur
Da die Klausur mit dem Klausur-ILIAS geschrieben wurde, können Sie die Dokumentation der Klausur für die weitere Bearbeitung der Klausur nutzen: